سنجش مهارت های مدیریتی
آزمون‌ها و پرسشنامه‌ها

پرسشنامه سنجش مهارت‌های مدیریتی Whetten

شکی نیست که قرن بیست‌ویک همچنان با تغییراتی آشفته و سریع همراه خواهد بود. درواقع، تقریباً هیچ فرد عاقلی حاضر نیست پیش‌بینی کند که جهان در ۵۰، ۲۵ یا حتی ۱۵ سال آینده چگونه خواهد بود. تغییرات، بیش‌ازحد سریع و همه‌گیر هستند. برای مثال، توسعه‌ی علم نانو باعث شده است برخی پیش‌بینی کنند که رایانه‌های شخصی و مانیتورهای رومیزی ظرف ۲۰ سال آینده منسوخ خواهند شد. کامپیوترهای جدید از حکاکی روی مولکول‌ها ایجاد خواهند شد. پردازشگرهایی  ساخته خواهد شد که می‌توانند در جریان خون فرد تزریق ‌شوند، در عینک‌ها کاشته ‌شوند یا در ساعت‌های مچی گنجانده ‌شوند.

باوجوداین همه تغییر، چیزی که طی چندین هزار سال نسبتاً ثابت باقی مانده و همچنان باقی می‌ماند، روابط انسانی است (هرچند آن هم با تغییرات جزئی و تفاوت‌های سبکی، همراه بوده است). مدیریت هم به‌نوعی با همین روابط انسانی درهم‌تنیده است. بنابراین امری است که سالیان دراز مهم بوده و هنوز هم مهم است.

مدیریت اثربخش

در حدود یک دهه‌ی گذشته، شواهد فراوانی ارائه شده است که نشان می‌دهد مدیریت اثربخش، عامل کلیدی در موفقیت سازمان‌ها است. این مطالعات در بسیاری از بخش‌های صنعتی، تنظیمات بین‌المللی و انواع سازمان‌ها انجام شده است. اکنون دیگر تقریباً تردیدی در چنین یافته‌هایی وجود ندارد. یعنی اگر سازمان‌ها می‌خواهند موفق شوند، باید مدیران شایسته و ماهری داشته باشند.

به‌عنوان‌مثال، مطالعه‌ای بر روی ۹۶۸ شرکت انجام گرفت که نشان داد شرکت‌هایی که مدیران اثربخش داشتند توانستد در مقایسه با شرکت‌های دیگر به‌طور متوسط بیش از ۷ درصد هزینه‌ها را کاهش دهند. به ازای هر کارمند افزایش سود ۳۸۱۴ دلاری داشته باشند. و ۱۸۶۴۱ دلار ارزش بازار سهام بیشتر به ازای هر کارمند داشته باشند. مطالعه‌ای دیگر هم نشان داد که مدیریت مؤثر افراد مهم‌ترین عامل در پیش‌بینی طول عمر کسب‌وکارها است.

مطالعه‌ای دیگر عوامل مؤثر بر موفقیت مالی را در ۴۰ شرکت تولیدی بزرگ بررسی کرد. پنج عامل به دست آمد که عبارت بودند از سهم بازار، سرمایه‌ی شرکت، اندازه‌ی شرکت از نظر دارایی، متوسط ​​بازده فروش و توانایی مدیران در مدیریت مؤثر افراد. نکته‌ی مهم اینجاست که توانایی مدیریت مؤثر افراد سه برابر قوی‌تر از سایر عوامل بود. حتی مدیریت خوب بیش از مجموع همه‌ی عوامل دیگر در پیشبینی سودآوری مهم بود. تحقیقات دولت ایالات‌متحده نیز نشان داد که دلایل ورشکستگی بانک‌های ملی ایالات‌متحده در دهه‌ی ۱۹۸۰، شرایط رکود اقتصادی و مدیریت ضعیف بوده است به‌صورتی که تقریباً ۹۰ درصد از بانک‌های ورشکسته مدیریت ضعیفی داشتند.

ویژگی‌های مهارت‌های مدیریتی

همه‌ی مطالعات آشکارا نشان می‌دهند که مدیریت خوب باعث موفقیت مالی می‌شود. سازمان‌های موفق مدیرانی دارند که مهارت‌های مدیریتی بالایی دارند. بااین‌حال، با کمال تعجب، یافتن افرادی که به‌طور مؤثر افراد را مدیریت کنند، آن‌قدرها هم آسان نیست. ازاین‌رو ۹ مهارت مدیریتی ضروری شناسایی‌شده‌اند که بیشترین تأثیر را داشته‌اند. این مهارت‌ها دارای چند ویژگی یکسان هستند که عبارت‌اند از:

  • اول اینکه این مهارت‌های مدیریتی رفتاری هستند. آن‌ها ویژگی‌های شخصیتی یا گرایش‌های سبکی نیستند. مهارت‌های مدیریتی شامل مجموعه‌های قابل‌شناسایی از اقداماتی است که افراد انجام می‌دهند و به نتایج خاصی منجر می‌شوند. مهارت‌ها را می‌توان توسط دیگران مشاهده کرد، برخلاف ویژگی‌هایی که صرفاً ذهنی هستند یا در شخصیت تعبیه‌شده‌اند.
  • دوم، مهارت‌های مدیریتی قابل‌کنترل هستند. انجام این رفتارها تحت کنترل خود فرد است و آگاهانه توسط خود افراد اجرا، تمرین و بهبود می‌یابند
  • سوم، مهارت‌های مدیریتی قابل توسعه هستند. عملکرد می‌تواند بهبود یابد. برخلاف ویژگی‌های شخصیتی یا خلقی خاص که در طول زندگی نسبتاً ثابت باقی می‌مانند، افراد می‌توانند عملکرد خود را از طریق تمرین و بازخورد بهبود بخشند. افراد می‌توانند از شایستگی کمتر به شایستگی بیشتر در مهارت‌های مدیریتی پیشرفت کنند.
  • چهارم، مهارت‌های مدیریتی به هم مرتبط هستند و همپوشانی دارند. نشان دادن تنها یک مهارت جدا از دیگران دشوار است. مهارت‌ها رفتارهای ساده و تکراری نیستند، بلکه مجموعه‌ای از پاسخ‌های پیچیده هستند. مدیران مؤثر، برای دستیابی به نتایج مطلوب باید بر ترکیبی از مهارت‌ها تکیه کنند. برای مثال، برای ایجاد انگیزه مؤثر در دیگران، ممکن است به مهارت‌هایی مانند ارتباط حمایتی، تأثیرگذاری، توانمندسازی و خودآگاهی نیاز باشد.
  • پنجم، مهارت‌های مدیریتی گاهی متناقض هستند. آن‌ها گاهی به سمت کار تیمی و روابط بین فردی و گاهی به سمت فردگرایی و کارآفرینی فنی گرایش دارند.

امری که اهمیت پرداختن به به حوزه‌های مدیریتی را دوچندان می‌کند این است که بااینکه میانگین نمرات IQ در نیم‌قرن گذشته افزایش یافته است، نمرات هوش اجتماعی و هیجانی کاهش یافته است. به‌طورکلی، مهارت مدیریت خود و مدیریت دیگران در مقایسه  با ۵۰ سال پیش کمتر شده است. این امر خود لزوم تمرین و پرداختن بیشتر به حوزه‌های مدیریتی را پررنگ‌تر کرده است.

پرسشنامه سنجش مهارت های مدیریتی ویتن

پرسشنامه مهارت‌های مدیریتی ویتن توسط David Whetten ،Kim Cameron  و Kike Woods در سال ۲۰۰۰ طراحی شد و دارای ۷۳ سؤال برای سنجش ۹ مهارت اصلی مدیران است. مهارت‌های اصلی شامل خودآگاهی، مدیریت استرس، حل اثربخش مسئله، ارتباطات سازنده، انگیزش اثربخش، مدیریت اثربخش تضاد، تفویض اختیار و توانمندسازی اثربخش، مدیریت تیم و مدیریت اطلاعات است. هر یک از این مهارت‌های نه‌گانه، به چندین مهارت‌های فرعی تفکیک می‌شوند. نسخه‌ی انگلیسی این پرسشنامه در کتاب “مهارت‌های درحال‌توسعه مدیریتی”  است.

ازجمله کاربردهای این آزمون می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • شناخت بهتر مهارت‌های خود
  • بهبود عملکرد سازمان
  • بهبود ارتباطات سازمانی
  • حل تعارضات درون‌سازمانی

ابعاد پرسشنامه سنجش مهارت های مدیریتی

ابعاد پرسشنامه سنجش مهارت های مدیریتی به شرح زیر است:

مهارت‌های اصلی

مهارت‌های فرعی

1

مهارت خودآگاهی

(Self-awareness skills)

پذیرش و باز بودن

آگاهی از خود

2

مهارت مدیریت استرس

(Stress management skills)

حذف عوامل استرس‌زا

توسعه کنش‌پذیری

انطباق کوتاه‌مدت

3

مهارت حل اثربخش مسئله

(Problem-solving skills)

حل مسئله منطقی

حل مسئله خلاقانه

پرورش نوآوری

4

مهارت ارتباطات سازنده

(Productive communication)

منتورینگ و مشاوره

بازخورد منفی اثربخش

ارتباط حمایتی

5

مهارت انگیزش اثربخش

(Effective motivation skills)

مهارت انگیزش اثربخش

6

مهارت مدیریت اثربخش تضاد

(Effective conflict management skills)

مدیریت تضاد به‌عنوان کنش‌گر

مدیریت تضاد به‌عنوان واکنش‌گر

مدیریت تضاد در قالب میانجی

7

مهارت تفویض اختیار و توانمندسازی اثربخش

(Effective delegating and empowering skills)

مهارت توانمندسازی

مهارت تفویض اختیار

8

مهارت مدیریت تیم

(Team management skills)

کار در تیم

رهبری تیم

9

مهارت مدیریت اطلاعات

(Data management)

مدیریت اطلاعات

در زیر به تفصیل هر کدام از ابعاد را مورد بررسی قرار می‌دهیم:

قابل ذکر است ۹ مهارت مدیریتی ذیل سه مهارت کلی قرار می‌گیرند که عبارتند از مهارت‌های شخصی، بین‌فردی و گروهی.

الف) مهارت‌های شخصی

شامل سه مهارت خودآگاهی، مدیریت استرس و حل اثربخش مسئله است که به بررسی هرکدام می‌پردازیم:

۱. مهارت خودآگاهی

مهارت‌های فرعی شامل مهارت پذیرش و باز بودن و آگاهی از خود می‌شود.

مهارت خودآگاهی مهارتی است که فرد باید در طی زمان و به‌صورت اکتسابی آن را در خود تقویت کند تا به نقاط قوت و ضعف خود آگاه شود. اولین قدم خودآگاهی آن است که فرد خود را آن‌گونه که هست، با تمام نقصان‌هایی که دارد بپذیرد. درواقع مرحله‌ی پذیرش و بازبودن شامل قبول‌کردن خود واقعی و تلاش برای رشد خود است. از زمانی که فرد سعی می‌کند به خود اهمیت بدهد و برای خودش زندگی کند، وارد مرحله خودآگاهی می‌شود.

گاهی فرد در کودکی دچار آسیب‌هایی می‌شود که تأثیر آن‌ها تا مدت‌ها در ذهن و زندگی او باقی می‌ماند. آگاه شدن به ریشه مسائل باعث می‌شود فرد به درک عمیق‌تری از آنچه برایش اتفاق افتاده برسد. وقتی افراد از خصوصیات خود آگاهی پیدا می‌کنند، می‌دانند که در شرایط مختلف چه عکس‌العملی نشان دهند و از قبل برایش برنامه‌ریزی می‌کند. یکی از راه‌ها این است که فرد حس‌های خود را بنویسد و راه‌حل‌هایی برای مواجه‌شدن با آن‌ها پیدا کند. فرض کنید مصاحبه کاری دارید و می‌خواهید در یک موسسه استخدام شوید. احساساتی که در شما وجود دارد می‌تواند اضطراب و نگرانی باشد و ممکن است از مواردی چون رد شدن نگران باشید. با دانستن این موارد می‌توانید راه‌هایی برای کنار آمدن مؤثرتر بر این هیجانات پیدا کنید.

۲. مهارت مدیریت استرس

مهارت‌های فرعی شامل حذف عوامل استرس‌زا، توسعه کنش پذیری و انطباق کوتاه‌مدت می‌شود.

استرس به‌عنوان احساس هیجانی که در موارد چالش‌برانگیز در فرد ایجاد می‌شود شناخته می‌شود. و عمدتاً به شکل منفی آن باب شده است. مهارت مدیریت استرس شامل مهارتی است که بتواند انسان را در مواقعی که استرس به او غلبه می‌کند و پیامدهای منفی به بار می‌آورد، کنترل کند. اولین اقدام آن است که فرد عواملی را که موجب تشدید اضطراب در او می‌شوند، حذف کند. در راستای حذف عوامل، فرد بهتر است نحوه‌ی برخورد در چنین شرایطی را آموزش ببیند، مدیریت زمان را بلد باشد و تمریناتی انجام دهد تا در صورت تکرار موقعیت، کمتر آسیب ببیند. معمولاً در هنگام استرس، کارایی مغز پایین می‌آید و عملکرد فرد با آگاهی کامل او صورت نمی‌گیرد؛ درنتیجه می‌تواند برای او مشکل‌ساز شود.

توسعه کنش‌پذیری به افزایش توانایی فرد در مقابله با تجربیات زندگی، بحران‌ها و موقعیت‌های استرس‌زا به شیوه‌ای مثبت و پایدار گفته می‌شود. به‌عبارت‌دیگر آیا افراد می‌توانند در عین داشتن فشار و استرس از مشکلات خود با موفقیت عبور کنند یا نه؟ این خصیصه با توانایی درونی شخص و مهارت‌های اجتماعی و تعامل با محیط حمایت می‌شود و توسعه می‌یابد و به‌عنوان یک ویژگی مثبت متبلور می‌شود.

انطباق با استرس شامل تمامی اقداماتی است که چه به‌صورت خودآگاه و چه ناخودآگاه برای تحول، تخفیف، تغییر و پذیرفتن موقعیت و انطباق با عامل استرس‌زا انجام می‌شود. ممکن است در این مسیر از شیوه‌های مختلف مانند راهبردهای متمرکز بر مشکل، تمرکز بر معنویت، ایجاد تفکر مثبت، کسب حمایت اجتماعی یا هر روش دیگری استفاده شود.

۳. مهارت حل اثربخش مسئله

مهارت‌های فرعی شامل حل مسئله‌ی منطقی، حل مسئله‌ی خلاقانه و پرورش نوآوری می‌شود.

اولین اقدامی که فرد باید برای حل مسائل انجام دهد، برنامه‌ریزی است. بعدازآن، مراحل اجرا، کنترل و اقدام می‌تواند در حل یک مسئله به‌صورت اثربخش، تأثیرگذار باشد. اگر بتوانیم به اتفاقات از دیدگاه منطقی نگاه کنیم و راه‌حل‌های منطقی نیز برای آن بیابیم، در سرعت و راحت‌تر کردن حل مسائل موفق بوده‌ایم. گاهی مسائل از دیدگاه منطقی حل نمی‌شوند و بهتر است روی آنان بیشتر تمرکز کرد و به روش جدیدتری عمل کرد.

فرض کنید شما می‌خواهید در کاری مثل بستنی‌فروشی رشد صعودی داشته باشید. اگر بخواهید مانند عموم بستنی‌فروشان رفتار کنید، باید مسائل را با استفاده از راهکارهای رایجی که در حوزه فروش گفته‌شده‌اند، ادامه دهید. اما خلق یک ایدهی نو با استفاده از همان تجهیزاتی که در اختیار دارید، می‌تواند نقطه عطف کار شما شود. چراکه نیاز و تمایز ایجاد می‌کند. نوآوری می‌تواند در هر کاری باعث ایجاد انگیزه و ترقی شود حتی در جزئی‌ترین مسائلی که ممکن است در اولویت ذهنی شما قرار نداشته باشند؛ بنابراین بهتر است تا مهارت‌های آن را یاد بگیرید و برای بهبود کیفیت زندگی خود تلاش کنید.

 

ب) مهارت‌های بین‌فردی

شامل سه مهارت ارتباط سازنده، انگیزش اثربخش و مدیریت اثربخش تضاد است که در زیر به بررسی هرکدام می‌پردازیم:

۴. مهارت ارتباط سازنده

مهارت‌های فرعی شامل منتورینگ و مشاوره، بازخورد منفی اثربخش و ارتباط حمایتی می‌شود.

مهارت ارتباطی، قابلیتی است که موجب می‌شود فرد بتواند با افرادی که در زندگی روزمره خود سرکار دارد، ارتباط برقرار کند. ضروری است که با این مهارت آشنا باشید زیرا افراد بسیاری در زندگی هستند که چه از نزدیک و چه از دور با ما ارتباط دارند. و ازآنجاکه انسان موجودی اجتماعی است، نمی‌تواند تمامی ارتباطات خود را قطع نماید. مهارت ارتباط  سازنده، مهارتی است که به فرد کمک می‌کند تا در راستای ارتباطات خود، رشد شخصی و شغلی خود را نیز تضمین کند.

برای یادگیری این مهارت، لازم است آموزش ببینید و یا از یک منتور و یا مشاور کمک بگیرید. او نقاط قوت و ضعف شما را بررسی می‌کند و راه‌حل‌هایی را به شما ارائه می‌دهد تا دایرهی ارتباطات خود را گسترده‌تر و یا مؤثرتر کنید. دومین راه آن است که از اطرافیانی که با شما در ارتباط هستند بازخورد بگیرید؛ چه‌بسا بازخوردهای منفی که باعث شود واقع‌بینانه‌تر رفتار کنید. همچنین وقتی روابطی برقرار می‌کنید که می‌توانید در آن از حمایت طرف مقابل بهره‌مند شوید خود می‌تواند ارتباطی سازنده باشد که شما را به مسیر موفقیت سوق دهد.

۵. مهارت انگیزش اثربخش

مهارت فرعی این مهارت همان انگیزش اثربخش است.

ایجاد انگیزه در محیط کار امری ضروری است که اهمیت آن بر کسی پوشیده نیست. درواقع این انگیزه است که کارکنان را وامی‌دارد عملکردهای خوبی در محیط کار خود داشته باشند؛ بدون آنکه اجباری در کار باشد.  شما می‌توانید با ابزارهای مختلف در اعضای تیم انگیزه ایجاد کنید. پرداخت به‌موقع و کافی، فضای مناسب، آموزش مهارت‌های شخصی در کنار کار، ایجاد فرصت‌های پیشرفت و .. می‌تواند ازجمله این موارد باشد.  اعضای یک تیم، پایه‌های اصلی آن تیم هستند و هر یک به‌تنهایی نقش بسزایی در رشد و یا شکست آن تیم دارند؛ به‌خصوص در تیم‌هایی که کمیت پایینی دارند؛ این امر مهم‌تر نیز است تا اهداف هر یک مشخص باشد و انگیزش اثربخش صورت بگیرد.

۶. مهارت مدیریت اثربخش تضاد

مهارت‌های فرعی شامل مدیریت تضاد کنش‌گر، واکنش‌گر و میانجی می‌شود.

در هر سازمانی ممکن است اختلافاتی در جهت رسیدن به اهداف پیش آید. در تعریف تعارض، می‌توان به ناسازگاری افراد در یک مجموعه‌ی به‌هم‌وابسته اشاره کرد که افراد علایق و نظرات ناسازگار با هم دارند. بسیار مهم است تا این تعارضات به‌درستی و در وقت مناسب مدیریت شود، طوری که از ایجاد هرگونه آسیب جلوگیری شود.

مدیریت اثربخش تعارضات می‌تواند باعث پرورش ایده‌های نو و حتی تغییر سبک مدیریت به روش سودمند شود؛ زیرا تمامی نظرات واقع‌بینانه بیان می‌شوند و مشکلات موجود آسان‌تر موردبررسی قرار می‌گیرند. این مدیریت تضاد می‌تواند به سه شکل کنشگرانه، واکنش‌گرانه و میانجی‌گرانه انجام بگیرد. به‌عبارتی‌دیگر در مدیریت تعارض کنشگرانه مدیر، علایق و خواسته‌های خود را بر دیگران مقدم می‌داند و وضعیت را به نفع خود به اتمام می‌رساند که باعث به وجود آمدن وضعیت برد-باخت می‌شود. در حالت واکنش‌گرانه، مدیر از علایق و خواسته‌های خود می‌گذرد تا دیگران بتوانند به خواسته‌هایشان دست یابند. چنین مدیرانی داشتن روابط دوستانه را ترجیح می‌دهند. در حالت میانجی‌گری، مدیر سعی می‌کند خواسته‌های دو طرف تعارض را تأمین کند و شرایط را به‌گونه‌ای هدایت کند که افراد بتوانند به‌راحتی در کنار هم کار کنند و هر دو طرف حس برد داشته باشند.

 

ج) مهارت‌های گروهی

شامل سه مهارت تفویض اختیار و توانمندسازی اثربخش، مدیریت تیم و مدیریت اطلاعات است که در زیر به بررسی هرکدام می‌پردازیم.

۷. مهارت تفویض اختیار و توانمندسازی اثربخش

مهارت‌های فرعی شامل مهارت توانمندسازی و مهارت تفویض اختیار می‌شود.

توانمندسازی کارکنان رشد و توسعه‌ی تیم را به دنبال دارد. مدیرانی که از این ویژگی برخوردارند و می‌توانند نیازهای تیم را در وقت مناسب شناسایی کنند و افراد را برای پذیرفتن نقش‌ها و انجام وظایف توانمند سازند، در ارتقای سطح سرمایه‌های انسانی و بهره‌وری از منابع، نقش اثرگذاری دارند. همچنین توانایی تفویض کارها به کارمندان ازجمله موارد مهمی است که موجب رشد سازمانی می‌شود. برخی از مدیران به دلایلی چون ترس از دست دادن قدرت، کمال‌گرایی، ترس از شکست، نداشتن مهارت‌های لازم و … نمی‌توانند به‌راحتی کار را به اعضای تیم خود بسپرند و این موضع علاوه بر اینکه باعث می‌شود فشار زیادی را متحمل شوند، توانمندی اعضای تیم را نیز به مقدار زیادی کاهش می‌دهد.

۸. مهارت مدیریت تیم

مهارت‌های فرعی شامل کار در تیم و رهبری تیم می‌شود.

مهارت کار در تیم به نحوه‌ی مشارکت مدیر در کارهایی که در تیم انجام می‌شود، اطلاق می‌شود. از طرفی دیگر رهبری تیم به کلیه‌ی فعالیت‌هایی که در جهت سازمان‌دهی افراد در تیم انجام می‌گیرد، اطلاق می‌شود که موجب ارتقای سطح سازمان و بهبود عملکرد سایرین می‌شود.

۹. مهارت مدیریت اطلاعات

مهارت‌های فرعی تنها شامل مدیریت اطلاعات است.

مدیریت اطلاعات شامل فرآیند شناخت و تولید اطلاعات، سازمان‌دهی و ذخیره‌ی اطلاعات، اشاعه یا انتشار اطلاعات و بهره‌برداری یا استفاده از اطلاعات است که در طول این فرآیندها اجزای سازمانی، فرهنگی، اجتماعی لحاظ می‌شوند و از فناوری‌های مختلف استفاده می‌شود. مدیریت اطلاعات نیازمند کار گروهی و شرح وظایف برای اعضا است که انجام این مسئولیت بر عهده‌ی مدیران است.